温州中学教育发展基金会档案管理制度

温州中学教育发展基金会档案管理制度

第一章  总则

第一条  为了规范我校教育发展基金会档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，更好地为教育发展基金会各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》及其《温州中学教育发展基金会章程》等法规制度，结合我校基金会实际制定本制度。

第二条  本制度所称档案，包括纸制档案和电子文档两大类，对其进行分别管理。其中纸制档案由收文、发文、各类重要文件、协议、管理办法、资料等组成。

第三条  温州中学教育发展基金会各成员应遵守本制度，并承担收集、整理、立卷、归档和保护档案的义务。

第二章  管理体制

第四条  档案工作由秘书长领导，分管档案工作的人员协助秘书长负责档案工作，并配备固定的档案管理人员，负责基金会档案的收集、整理、归档和移交工作，并将其列入岗位职责范围。

第五条  档案管理人员的职责为：

（一）档案管理人员应认真贯彻执行党和国家有关档案管理的方针、政策、法规和温州中学的档案管理工作的规章制度，履行档案管理工作职责。

（二）档案管理人员应努力学习档案业务知识，积极参加有关的档案业务学习培训。

（三）档案管理人员应定期做好基金会档案材料的收集、保管、整理、立卷和归档工作，保证归档材料的完整齐全、及时准确，不得以任何借口不交、迟交或将档案资料据为己有。

（四）对于涉密档案，档案管理人员应严格执行保密制度。

第三章  档案管理

第六条 基金会的工作与档案工作实行“四同步”管理，即布置、检查、验收、总结各项工作与档案工作同时进行。

第七条 各类纸制档案应分类保管，建立档案盒对应保存，对于基金项目建立专属的项目档案盒保管。

第八条 收文、发文统一分档填写收文、发文登记表保存，重要收文及发文每年按照学校要求统一存档，并自行保管。

第九条 各类重要文件、协议、资料分类保存，重要协议每年定期存档。存档要严格按照档案工作流程进行。（见附件）

第十条 电子文档由个人保存，每当活动结束，集中交由档案管理人员，进行电子存档。

第十一条 根据工作内容，电子文档按照项目及内容分别建立文件夹，逐层保存，文件夹及文档名称要清晰规范。

第十二条 档案管理人员根据档案归档要求，负责对纸质文件材料整理组卷，电子文件材料著录，如需向校档案馆移交，应在检查核对后，经基金会主管档案工作的秘书长签字向学校档案室移交；

第十三条 归档材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行制度》及《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）执行。

第四章  档案查询利用

第十四条 利用基金会的开放档案，按《中华人民共和国档案法》的有关规定办理；对于未开放的本基金会档案，查阅利用必须履行登记手续并遵循下列规定：

（一）本基金会人员因公查阅本基金会归档档案，需经过档案管理人员说明事由，方可查阅。若需借用档案须填写档案借阅单，并签字。借用完毕及时归还。

（二）非基金会工作人员如有需要利用档案，须经相关单位批准并经基金会秘书长同意方可查阅。

（三）档案材料一般只提供复印件，原则上不得外借，特殊情况外借须经基金会理事长或秘书长批准并备案。档案利用人应按时归还，严格遵守阅档制度，维护档案的完整和安全，不得遗失、污损、涂改、分拆和转借，注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。违规者，视情节轻重，上报依法处理。

第十五条 借阅人员要严格按照档案工作流程中有关“借阅”的要求进行借阅。

第五章  附则

第十六条 本制度自温州中学教育发展基金会理事会通过之日起执行。

第十七条 本制度解释权属我中学教育发展基金会秘书处。

                                    温州中学教育发展基金会

二〇一六年十月二十日

此件公开发布

温州中学教育发展基金会秘书处　       2016年10月20日印发